234: This procedure is not paid separately

On Call Scenario:

                                       Claim denied as procedure code is not paid separately
                                                                             ↓
                                                           May I get the denial date?
                                                                             ↓
                                                     Which is the primary CPT code?
                                                                             ↓
                                                   Rep provides primary CPT code
                                                  ↙                                                    ↘
                                            Yes                                                         No
                                          ↙                                                                   ↘
               Check claim form both the CPTs                             What is the time limit to send 
               billed on same claim form or not                                       corrected claim?
                       ↙                                  ↘                                                            ↓
                  Yes                                       No                               What is the fax# or mailing address
                    ↓                                           ↓                                            to send an appeal?
 Can you please reprocess         What is the time limit                                     ↓
the claim as CPT is already     to send corrected claim?                How much is the time limit 
 billed with primary CPT?                       ↓                                          to send an appeal?
                   ↓                         What is the fax# or mailing                                ↓
     What is the TAT for          address to send an appeal?         May I have the claim# and Call ref#?
         reprocessing?                                  ↓
                   ↓                            How much is the time 
        May I have the                limit to send an appeal?
   claim# and Call ref#?                           ↓
                                                 May I have the claim# 
                                                      and Call ref#?

Important Note:

• If the rep does not provide the correct primary CPT code then assign the claim to the coding team to know the primary CPT code.
• When the coding team provides a response with the correct primary CPT code and that code is not available in the system then create that CPT and resubmit both codes.
• If you have access to the encoder, findacode, etc. tools then you can also find primary procedures details. When you find that CPT can be billed alone then call the insurance to reprocess the claim. If the rep refuses to reprocess the claim then send an appeal.
• Tools to Identify Bundle CPT Codes