140: Patient/Insured health identification number and name do not match

On Call Scenario:

                                                              Patient cannot be identified
                                                                                  ↓
                                                     Could you please search the patient with  
                                                        Name, DOB or Social Security#?
                                                   ↙                                                           ↘
                                If rep finds the patient                                            If rep unable to find patient
                                                 ↓                                                                                    ↓
                          Could you please check if claim                                         May I get call ref#
                     is available for the DOS with correct 
                                         member ID?
                           ↙                                               ↘
                     Yes                                                       No
                      ↓                                                              ↘
        Follow AR Scenario                         May I have the correct policy ID,
 Tool as per the claim status                       Name and DOB of the patient?
             Click Here                                                               ↓
                                                                      May I have the effective and
                                                                        termed date of the policy?
                                                                                             ↓
                                                                       Check if DOS lies between
                                                                        effective and termed date
                                                                   ↙                                               ↘
                                                               No                                                   Yes
                                                               ↓                                                        ↓
                                                  May I get call ref#                          May I have the Timely 
                                                                                                             filing limit(TFL)?
                                                                                                                         ↓
                                                                                                  Check DOS lies within TFL
                                                                                                ↙                                            ↘
                                                                                           Yes                                              No 
                                                                                        ↙                                                      ↓
                                                               May I have claim                       Can we fax or mail the
                                                                mailing address,     ←               claim along with POTF?
                                                              Payer ID and Fax#?       ↖          ↙                                ↘
                                                                                 ↓                      ← No                                  Yes 
                                                                 May I get call ref#?                                                      ↓ 
                                                                                                                                     May I have Fax#
                                                                                                                                    or Mailing address
                                                                                                                                   to send claim along 
                                                                                                                                        with POTF?
                                                                                                                                               ↓
                                                                                                                                  May I get call ref#?

Important Note:

• This denial can be released to the patient if no other active insurance is available.
• Before releasing the claim to the patient, check the web portal of the insurance if access is available to verify the patient's information.
• Always check previous DOS, if payment from any other insurance was received or not. If yes, then check the eligibility for that payer for DOS and resubmit the claim if the patient policy is active.
• For Medicare, it is necessary to have the correct policy ID, Name, and DOB as mentioned in the ID card, or else it will be denied as the patient cannot be identified. Medicare policy format has now changed from HIC to MBI. Both have 11 characters whereas the HIC number has a suffix at the end of the SSN and MBI has 11 characters in alpha-numeric format.
• Click here for MBI Look Up
• When you received an ID denial from Medicare and you have an MBI number but there is a patient name issue then you can search for the correct last and first name on the web portal. Sometimes last and first names are replaced with each other. Also, you can try to pull the patient by adding Jr, Sr, I, II, III, and IV in the last name.
• Never billed Medicare ID denial to supplementary plan because they would also deny the claim stating primary insurance denied the claim, so they will not process the claim.
• BCBS policy format has 3 characters alpha prefix and If the claim is billed without the prefix, it will get denied for a patient not identified. These prefixes are based on state and if you have the SSN of the patient then you can pull the patient on the Availity web portal, this trick is not 100% accurate but works sometimes. For example, for NM state, use YIF or XIF followed by SSN. For the MI state, use XYL followed by SSN, etc. Similarly, you can find the prefix details for the state you are working in and try with SSN.
• When the rep is able to find the patient after Name, DOB & SSN search then mostly they do not find any claim since the claim was never billed with correct information. In such a scenario, update the correct information and resubmit the claim.

Prepare Notes:

Source of Status:

* Call Website EOB System

Clearing House Comment (Please make the changes if required):

Insurance Name:

*

Clearing House Name:

Insurance Phone#:

*

Rep Name:

*

Website Name:

*

Is Claim Denied?:

* Yes No

Denial Date:

*

Was rep able to find the patient after First name, Last name, DOB or SSN search?:

* Yes No

What was incorrect?:

* First Name Last Name Complete Name DOB Policy ID

Additional Comment:

Claim Number:

*

Call Reference#

*

Action:

* Claim released to patient Updated the correct patient name and resubmitted the claim Updated the correct DOB and resubmitted the claim Updated the correct Policy ID and resubmitted the claim Need client assistance



In the below box, final notes will be displayed once you click on Submit button and this box is editable, so you can make the changes as per the requirement

Note: We are not saving any of your inputs or notes in the backend