M119: Missing/incomplete/invalid/deactivated/withdrawn National Drug Code (NDC)

On Call Scenario:

                                                  Claim denied for missing or invalid NDC code
                                                                                ↓
                                                             May I get the denial date?
                                                                                ↓
                                 Checked on claim form, NDC number is available or not? /

                                      Checked in the system if NDC number is available?
                                                     ↙                                                     ↘
                                                Yes                                                         No

                                                  ↓                                                            ↓

               We have already billed the claim with NDC number,             ↓

                can you please check whether Is it correct or not? /               ↓

                  I have the NDC number, can you please check                    ↓

                                whether Is it correct or not?                                    ↓

                                   ↙                                  ↘                                      ↓

                             Yes                                         No                                ↓

                               ↓                                                ↘                             ↓

   Can you please reprocess the claim?       Can you please provide the correct NDC number?

                               ↓                                             ↙                                           ↘

                       Rep agrees                    Rep provides correct              Rep denies to provide

                     ↙               ↘                         NDC number                     correct NDC number

                Yes                    No                              ↓                                                ↓

              ↙                             ↘             What is the time frame            Search on google to find out

What is the TAT                What is      to submit corrected claim?         correct NDC code and 

for reprocessing?           the reason?                   ↓                                       verify with rep,

               ↘                         ↙                     May I have the                     Is that correct or not?

May I have the claim# & call ref#?       claim# & call ref#?                   ↙                             ↘

                                                                                                    If it is correct               If it is not correct

                                                                                                                 ↘                              ↙

                                                                                                                What is the time frame

                                                                                                              to submit corrected claim?

                                                                                                                                ↓

                                                                                                                     May I have the

                                                                                                                  claim# & call ref#?

Important Note:

• NDC code requires only for Drug CPT code. Drug code always starts with a letter. Example - J0256, J2425, J7649.
• In CMS1500 form, the NDC code is available in the shaded portion of the line item field 24A-24G as shown in the below image,

• In the UB04 form, the NDC code is available in field 43 as shown in the below image,

           

• As you can see in both images, when an NDC code is billed on a claim form, it should have a format that includes the NDC Qualifier, NDC code, NDC unit of measure & number of NDC units.

                             

• If the rep has provided the correct NDC code then update it in your software or on clearing house and resubmit the corrected claim.
• If you do not have access to update the NDC number on the software or clearing house then assign it to the client for assistance. If your client has already provided the instructions for this scenario then work accordingly.
• Sometimes, even if you find out the correct NDC code on call or google search. To update it in the software on the clearing house, it is necessary to have "NDC units of measure" and "NDC units". So, if you do not have all this information then it would be better to get help from the correct department or ask the client.
• If you are not able to find the correct NDC code then assign it to the client for assistance or work as per the client's instructions.
• For more details on the NDC code, Click Here